Składanie sprawozdania finansowego za 2018 rok: Obowiązki związane ze sporządzaniem, podpisywaniem i składaniem dokumentów finansowych

W dniu 1 października 2018 roku weszła w życie kolejna zmiana przepisów dotyczących składania sprawozdań finansowych. Od tego dnia składać można wyłącznie sprawozdania sporządzone w formacie elektronicznym, tzw. „e-sprawozdania”.

Sprawozdanie finansowe sporządzone w formacie elektronicznym musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisują również wszyscy członkowie zarządu spółki.

Sprawozdanie finansowe składa się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) za pomocą systemu teleinformatycznego eKRS. Złożone sprawozdania zostaną przekazane przez Sąd do właściwego Urzędu Skarbowego.

Sprawozdanie można złożyć:

- bezpłatnie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF);

- za pomocą płatnego wniosku na portalu S24, jeśli spółka nie ma możliwości bezpłatnego złożenia sprawozdania.

Przypominamy, iż bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego możliwe jest jedynie dla spółki, której członek zarządu składający sprawozdanie przez system eKRS ma ujawniony w KRS numer PESEL.

Jeśli członkowie zarządu nie dysponują numerem PESEL, konieczne będzie złożenie wniosku o nadanie takiego numeru. Wniosek ten jest bezpłatny i może zostać złożony przez pełnomocnika. Gdy numer PESEL zostanie nadany, należy ujawnić go w KRS, gdyż jedynie ujawniony numer PESEL umożliwia bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego w formie elektronicznej. W tym celu złożyć należy wniosek do KRS wraz z opłatą sądową w wysokości 350 zł.

Co do sprawozdań finansowych sporządzonych przed 1 października 2018 roku, będzie można je złożyć w formie skanu. W formie skanu będzie można również przesyłać uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, a także uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Zgodnie z informacjami udostępnionymi przez Ministerstwo Sprawiedliwości, od dnia 1 października 2018 roku następujące dokumenty muszą być sporządzone w formie elektronicznej (tzn. podpisane elektronicznie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i załączone do zgłoszenia w systemie RDF):

- roczne sprawozdanie finansowe;

- sprawozdanie z działalności;

- opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego.

Nie ma natomiast obowiązku postaci elektronicznej dla poniższych dokumentów (tzn. mogą być dołączone skany dokumentów):

- uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego;

- uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Nowe wymogi dotyczące dokumentów finansowych obowiązują także przy składaniu dokumentów finansowych za pośrednictwem systemu S24.

Jeżeli chcieliby Państwo uzyskać bardziej szczegółowe informacje dotyczące przedstawionej tematyki, jak również otrzymać wsparcie w zakresie formalności związanych ze składaniem sprawozdania finansowego za 2018 rok, w tym dotyczących nadania numeru PESEL oraz uzyskania podpisu elektronicznego, pozostajemy do Państwa dyspozycji.

Małgorzata Wysocka

Prawnik